Управление протокола и документационного обеспечения

 Основные задачи управления

1. Организация и обеспечение функционирования в администрации   округа единой системы документирования и управления документацией с использованием автоматизированной системы электронного документооборота.

2. Ежемесячное проведение анализа объема документооборота, внесение предложений по совершенствованию методов работы с документами.

3. Организация и обеспечение функционирования в администрации   округа единой системы контроля по своевременному исполнению документов.

4. Ежемесячное проведение анализа состояния исполнительской дисциплины в администрации округа, внесение предложений по совершенствованию системы контроля.

5. Обеспечение контроля исполнения поручений Губернатора Кемеровской области - Кузбасса, заместителей Губернатора Кемеровской области - Кузбасса, главы округа.

6.  Протокольное обеспечение совещаний главы округа.

7. Организация работы с обращениями граждан, объединений граждан, в т.ч. юридических лиц, поступающими в администрацию округа (далее – обращения).

8. Организация приемов граждан по личным вопросам главой округа.

9. Ведение учета печатей, штампов, используемых в работе администрации округа, обеспечение централизованного уничтожения и списания с учета печатей и штампов, пришедших в негодность в ходе эксплуатации или выведенных из действия и утративших их практическое значение. 

Основные функции управления 

1. Обеспечение контроля за функционированием единой системы электронного документооборота в администрации округа.

2. Обеспечение  и совершенствование единой системы контроля за своевременным исполнением документов.

3. Осуществление в установленном порядке приема, регистрации, передачи на исполнение входящей служебной корреспонденции, поступившей в адрес главы  округа, заместителей главы Кемеровского муниципального округа (далее – заместители главы округа).

4. Осуществление в установленном порядке приема, регистрации, исходящей служебной корреспонденции за подписью главы округа, заместителей главы  округа.

5. Анализ объема документооборота, поручений главы округа, состояния исполнительской дисциплины в администрации округа, внесение предложений по устранению причин и условий, способствующих ненадлежащему исполнению контролируемых документов.

6. Редакционное оформление, подготовка на подпись главе округа проектов постановлений, распоряжений администрации округа. В необходимых случаях направление их исполнителю на дополнительную проработку.

7. Регистрация постановлений, распоряжений  администрации округа. Тиражирование и рассылка согласно имеющемуся списку.

8. Оформление протоколов совещаний главы округа, рассылка в соответствующие адреса для их исполнения. 

9. Подготовка по поручению главы округа, заместителя главы округа   проектов нормативных правовых актов,  принимаемых в рамках  полномочий администрации округа.

10. Подготовка по поручению главы округа, заместителя главы округа      ответов на обращения, запросы, поступающие в адрес главы округа, заместителя главы округа, относящиеся к компетенции управления.

11. Обеспечение обмена опытом в  сфере делопроизводства между муниципальными образованиями Кемеровской области - Кузбасса.

12. Осуществление в установленном порядке приема, регистрации, передачи на исполнение обращений, поступивших в адрес главы округа, заместителей   главы округа, администрации округа.

13. Анализ и обобщение обращений, поступающих в администрацию округа.

14. Глава округа может возложить на управление выполнение иных функций, относящихся к вопросам по обращениям граждан, объединений граждан, в т.ч. юридических лиц,  сфере документационного, протокольного обеспечения деятельности администрации округа.

15. Возложение на управление функций, не относящихся к сфере документационного, протокольного обеспечения, вопросам по обращениям, не допускается.

Правовые акты, определяющие задачи и функции управления протокола и документационного обеспечения

1. Распоряжение администрации Кемеровского муниципального округа от 13.05.2021 №260-р «Об утверждении положений об управлении протокола и документационного обеспечения, отделе по работе с обращениями граждан, отделе документационного обеспечения, архивном отделе управления протокола и документационного обеспечения,   должностных инструкций начальника управления протокола и документационного обеспечения, начальника отдела по работе с обращениями граждан, начальника отдела документационного обеспечения, главного специалиста, начальника архивного отдела, архивариуса архивного отдела, старшего инспектора, инспектора управления протокола и документационного обеспечения».

2. Распоряжение главы Кемеровского муниципального округа от 08.05.2020 № 184-р «О регламенте работы администрации Кемеровского муниципального округа».

Дата изменения: 16.04.2026 11:56