Управление протокола и документационного обеспечения

 Основные задачи управления

1. Организация и обеспечение функционирования в администрации   округа единой системы документирования и управления документацией с использованием автоматизированной системы электронного документооборота.

2. Ежемесячное проведение анализа объема документооборота, внесение предложений по совершенствованию методов работы с документами.

3. Организация и обеспечение функционирования в администрации   округа единой системы контроля по своевременному исполнению документов.

4. Ежемесячное проведение анализа состояния исполнительской дисциплины в администрации округа, внесение предложений по совершенствованию системы контроля.

5. Обеспечение контроля исполнения поручений Губернатора Кемеровской области - Кузбасса, заместителей Губернатора Кемеровской области - Кузбасса, главы округа.

6. Организация использования архивных документов.

7.  Протокольное обеспечение совещаний главы округа.

8. Организация работы с обращениями граждан, объединений граждан, в т.ч. юридических лиц, поступающими в администрацию округа (далее – обращения).

9. Организация приемов граждан по личным вопросам главой округа.

10. Ведение учета печатей, штампов, используемых в работе администрации округа, обеспечение централизованного уничтожения и списания с учета печатей и штампов, пришедших в негодность в ходе эксплуатации или выведенных из действия и утративших их практическое значение. 

Основные функции управления 

1. Обеспечение контроля за функционированием единой системы электронного документооборота в администрации округа.

2. Обеспечение  и совершенствование единой системы контроля за своевременным исполнением документов.

3. Осуществление в установленном порядке приема, регистрации, передачи на исполнение входящей служебной корреспонденции, поступившей в адрес главы  округа, заместителей главы Кемеровского муниципального округа (далее – заместители главы округа).

4. Осуществление в установленном порядке приема, регистрации, исходящей служебной корреспонденции за подписью главы округа, заместителей главы  округа.

5. Анализ объема документооборота, поручений главы округа, состояния исполнительской дисциплины в администрации округа, внесение предложений по устранению причин и условий, способствующих ненадлежащему исполнению контролируемых документов.

6. Редакционное оформление, подготовка на подпись главе округа проектов постановлений, распоряжений администрации округа. В необходимых случаях направление их исполнителю на дополнительную проработку.

7. Регистрация постановлений, распоряжений  администрации округа. Тиражирование и рассылка согласно имеющемуся списку.

8. Подбор и выдача нормативных, распорядительных актов администрации  округа из  архива.

9. Оформление протоколов совещаний главы округа, рассылка в соответствующие адреса для их исполнения. 

10. Подготовка по поручению главы округа, заместителя главы округа   проектов нормативных правовых актов,  принимаемых в рамках  полномочий администрации округа.

11. Подготовка по поручению главы округа, заместителя главы округа      ответов на обращения, запросы, поступающие в адрес главы округа, заместителя главы округа, относящиеся к компетенции управления.

12.  Отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения (архивный отдел).

13.  Оказание организационно – методического содействия в деятельности ведомственных архивов.

14. Организация работы архивного отдела в рамках исполнения муниципальных услуг в соответствии с действующим законодательством.

15. Создание и совершенствование научно - справочного аппарата к архивным документам, архивных справочников о составе и содержании документов.

16. Обеспечение обмена опытом в  сфере делопроизводства,  архивного дела между муниципальными образованиями Кемеровской области - Кузбасса.

17. Осуществление в установленном порядке приема, регистрации, передачи на исполнение обращений, поступивших в адрес главы округа, заместителей   главы округа, администрации округа.

18. Анализ и обобщение обращений, поступающих в администрацию округа.

19. Глава округа может возложить на управление выполнение иных функций, относящихся к  архивному делу, вопросам по обращениям граждан, объединений граждан, в т.ч. юридических лиц,  сфере документационного, протокольного обеспечения деятельности администрации округа.

20. Возложение на управление функций, не относящихся к сфере документационного, протокольного обеспечения, архивному делу, вопросам по обращениям, не допускается.

Правовые акты, определяющие задачи и функции управления протокола и документационного обеспечения

1. Распоряжение администрации Кемеровского муниципального округа от 13.05.2021 №260-р «Об утверждении положений об управлении протокола и документационного обеспечения, отделе по работе с обращениями граждан, отделе документационного обеспечения, архивном отделе управления протокола и документационного обеспечения,   должностных инструкций начальника управления протокола и документационного обеспечения, начальника отдела по работе с обращениями граждан, начальника отдела документационного обеспечения, главного специалиста, начальника архивного отдела, архивариуса архивного отдела, старшего инспектора, инспектора управления протокола и документационного обеспечения».

2. Распоряжение главы Кемеровского муниципального округа от 08.05.2020 № 184-р «О регламенте работы администрации Кемеровского муниципального округа».

Административные регламенты государственных и муниципальных услуг, функций

1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Прием документов на хранение в муниципальный архив» (утвержден постановлением администрации Кемеровского муниципального округа от 09.09.2021 № 2599-п)

2. Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивных документов или копий архивных документов фонда пользования и справочно – поисковых средств к ним для изучения в помещении архивного отдела» (утвержден постановлением администрации Кемеровского муниципального округа от 09.09.2021 № 2600-п)

3. Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предоставление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов» (утвержден постановлением администрации Кемеровского муниципального округа от 09.09.2021 № 2595-п) 

Изменения к Административному регламенту предоставления муниципальной услуги «Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предоставление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов» (утвержден постановлением администрации Кемеровского муниципального округа от 09.09.2021 № 2595-п) на основании постановления администрации Кемеровского муниципального округа от 22.06.2022 № 1650-п «О внесении изменений в муниципальные нормативные правовые акты».

Сведения об основных показателях отдела по работе с обращениями граждан за 2023 год

Отчет и сведения об основных показателях архивного отдела на 2023 год

Дата изменения: 05.11.2024 06:23