Отчет и сведения об основных показателях
архивного отдела
за 2024 год
В 2024 году в архивном отделе была проведена следующая работа:
в сфере обеспечения сохранности и учета архивных документов:
- согласно графику в течение 2024 года в целях обеспечения пожарной безопасности ООО «Кузбасспожсервис» были проведены поверки огнетушителей, находящихся в архивохранилищах; работает система пожарной сигнализации «Рубеж» ООО «ИПЛ42»;
- температурно-влажностный режим в архивохранилищах № 1, № 2, № 3 поддерживался в норме приточно-вытяжной вентиляцией, в архивохранилище № 4 - ежедневным проветриванием помещения. Контроль за температурно-влажностным режимом осуществляется с помощью психрометров гигрометрических. Сведения о температуре и влажности фиксируются в «Журнале регистрации температурно-влажностного режима в хранилищах»;
- в течение отчетного года проводилась физико-химическая и техническая обработка архивных документов. Было обеспылино 3580 ед.хр. и 637 коробов, пронумеровано 20 ед.хр. - 4763 листов документов, отремонтировано 23 ед.хр. - 1000 л. документов. Постоянно проводилась дератизация архивных помещений;
- проведена проверка наличия и состояния дел фондов: 1. фонда № 105 Оп. 2 КСП «Силинский» - 327 ед.хр.,
2. фонда № 114 Оп. 1 Совхоз «Горняк» в количестве 27 ед.хр,
3. фонда № 114 Оп. 2 Совхоз «Горняк» в количестве 202 ед.хр.
4. фонда № 116 Оп. 1 МП «Электрик» в количестве 2 ед.хр,
5. фонда № 116 Оп. 2 МП «Электрик» в количестве 14 ед.хр.
Итого 572 ед.хр.;
- в отчетном году было переплетено и закартонировано 194 дела – документы постоянного хранения администрации Кемеровского муниципального округа;
в сфере комплектования:
- в работе архива применяются:
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 и зарегистрированных в Минюсте России 06.09.2023, регистрационный № 75119;
Типовые нормы времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами, утвержденных приказом Росархива от 08.08.2022 № 111 и зарегистрированных в Минюсте России 27.09.2022, регистрационный № 70238.
- за отчетный период в муниципальный архив на хранение поступило 247 ед.хр. постоянного срока хранения. Документы в муниципальный архив на хранение сдавались в оформленном в соответствии с требованиями виде и в архивных коробах;
- описи на документы постоянного срока хранения в количестве 9 описей (278 ед.хр.), описи на дела по личному составу в количестве 3 описей (75 ед.хр.) утверждены экспертно-проверочной комиссией архивного управления Кузбасса;
- за отчетный год проведено 8 заседаний экспертно-проверочной комиссии администрации Кемеровского муниципального округа, на которых были рассмотрены и согласованы:
- описи по основной деятельности и по личному составу в количестве 9 описей (353 ед.хр.);
- 9 предисловий к описям дел;
- договор о хранении документов Управления культуры, спорта и молодежной политики администрации Кемеровского муниципального округа;
- акты о выделении к списанию документов и дел временного срока хранения в количестве 12 актов;
- номенклатуры дел – 13,
- положение об экспертно-проверочной комиссии администрации Кемеровского муниципального округа;
По результатам проведенных заседаний составлены протоколы;
- с осени 2023 г. по рекомендации Архивного управления Кузбасса, совместно с управлениями администрации Кемеровского муниципального округа и подведомственными организациями проводятся работы по сбору информации, для формирования фонда в Государственном архиве Кузбасса «Кузбассовцы – Герои СВО»;
- упорядочено 72 пакета документов на 990 листах по увековечиванию памяти героев (состав пакета: Анкета, Согласие, Договор, Фотокопии, Видео, Акт передачи личных вещей) по формированию Фонда «Герои СВО»;
в сфере использования архивных документов:
- работа читального зала организована в соответствии соблюдением рекомендаций уполномоченных органов санитарно-эпидемического надзора, в том числе Рекомендаций по организации работы читальных залов государственных и муниципальных архивов Российской Федерации в условиях сохранения рисков распространения COVID-19 (МР 3.1/2.1.0199-20).
В течение 2024 года с каждым информационным пользователем читального зала проводилась ознакомительная беседа по истории архива, по работе с научно-справочным аппаратом, проведены экскурсии по архивохранилищам.
Для организации поиска предоставлялись как сами архивные документы, так и справочно-поисковые средства, с которыми читатели уже были ознакомлены;
- в течение 2024 г. была организована работа по темам: «История п. Щегловский», «История с. Барановка», «История г. Кемерово»; «Даты образования улиц Гагрина, Леонова с. Березово»;
- проведены тематические выставки ко Дню Победы, Дню шахтера, День местного самоуправления в школе п. Пригородный, к 100-летию Кемеровского муниципального округа в архивном отделе, к 100-летию Кемеровского муниципального округа в доме культуры п. Новостройка. Выставки посетили школьники, студенты и читатели, специалисты ответственные за архивы организаций источников комплектования, сотрудники администрации Кемеровского муниципального округа, гости мероприятий;
- в 2024 году Кемеровский муниципальный округ (в прошлом Кемеровский район) отметил своё столетие. К юбилею округа на сайте https://www.akmrko.ru/city/sobytiya/100_let/ist_arhiv.php представлены интересные факты из истории нашей малой родины в форме фотогалереи из 72 фотографий «История в фотографиях» на основании архивных материалов:
Поселок Пригородный; Деревня Сухово; Село Березово и поселок Новостройка; Деревня Береговая; Исполнительный комитет Кемеровского сельского районного совета депутатов и трудящихся за 1943 год» (дисциплина на трудовом месте); Совхоз «Щегловский» приказы по личному составу (трудовые и производственные отношения) за 1944 год; Щегловский райисполком: 1924-1927 гг. Документы по личному составу (трудовые отношения);
- предоставлены архивные материалы для размещения в газете «Заря»;
- согласно плана информационных мероприятий на 2024 год архивным отделом организованы, проведены совместно с Централизованной библиотечной системой Кемеровского муниципального округа архивные уроки в форме презентации на тему: «Семейный архив: как создать и сохранить свою историю» в библиотеках округа, посвященных Году семьи. Информационным потребителям были даны некоторые рекомендации по формированию семейного (личного) архива. С чего следует начать поиск информации, как грамотно оформить хранение имеющихся в наличии документов и какие правила нужно при этом соблюдать. Как правильно составить опись документов и личных вещей, и как сделать цифровую копию. Архивные уроки прошли в 6 библиотеках округа, информацию прослушало более 127 человек;
- значительное количество времени уделялось работе по запросам граждан и организаций – это подготовка архивных справок по трудовому стажу работы и по заработной плате, а также подготовка архивных выписок, архивных копий документов. Работа по запросам граждан и организаций проводилась своевременно;
- за 2024 г. обработано и исполнено - 1188 (по 18.12.2024) запросов, из них запросов социально-правового характера – 647 (по 18.12.2024), тематических – 541 (по 18.12.2024) (приложение № 1);
- в соответствии с календарем Добрых дел к 300-летию празднования образования Кузбасса, в 2024 году были продолжены выездные приемы для граждан (по тематическим, социально-правовым запросам) в 9-ти сельских поселениях. На приемах были проведены консультации, приняты заявления. Итого обратилось с запросами 55 заявителей. Всего за 2024 год выдано 2 756 архивных справок, архивных копий документов, архивных выписок;
в сфере информационных ресурсов и технологий:
- планируется продолжать работу по заполнению базы данных автоматизированного государственного учета архивных документов «Архивный фонд», версия 5.02. Обновлены записи 7 фондов и с учетом принятых дел (247 ед. хр.) за 2024 год. Обновлены, прикреплены записи 4 описей дел. Общий объем информационного массива данных составляет 152,4 Мб (с 2016).
Информация по заполнению БД «Архивный фонд»
|
№ п/п |
Показатель |
ПК «Архивный фонд» (5.02) введено |
Показатели по паспорту архива на 01.01.2025 |
% заполнения, по отношению к паспорту | |
|
| |||||
|
всего |
за 2024 год | ||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
1 |
Фонды |
140 |
7 |
140 |
100 % |
|
2 |
Описи |
319 |
4 |
319 |
100 % |
|
3 |
Единицы хранения, в том числе: |
3678 |
247 |
27217 |
13,51% |
|
3.1 |
управленческая документация |
1938 |
247 |
16436 |
11,79 % |
|
3.2 |
по личному составу |
1740 |
- |
10680 |
16,29 % |
|
3.3 |
личного происхождения |
- |
- |
- |
- |
|
3.4 |
НТД |
- |
- |
- |
- |
|
3.5 |
фотодокументы |
0 |
0 |
101 |
0 % |
- продолжена работа по оцифровке архивных документов и научно-справочного аппарата (описей) к ним. Общий объем по оцифровке архивных документов составляет за 2024 г. - 96 ед.хр. на 24000 листах. Отсканировано - 4 описи дел за 2024 год, всего отсканированных описей за 2015 - 2024 гг. – 319 описей на 2233 листах в формате PDF.
Информация о степени внедрения
информационно-коммуникационных технологий (ИКТ)
|
Кол-во работников по основной деятельности |
Количество персональных компьютеров |
Количество серверов |
Количество компьютеров, на которых установлена или предоставлен доступ к ПК «Архивный фонд» |
Кол-во компьютеров, которые включены в систему защиты персональных данных |
Перечень основного используемого программного обеспечения | ||
|
всего |
объединенных в локальную сеть |
Имеющих доступ в Интернет | |||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
2 |
2 |
2 |
2 |
0 |
1 |
2 |
MS Windows 7 pro, MS Office, IBM Lotus Notes |
В распоряжении архивного отдела находятся 2 персональных компьютера, объединенных в локальную сеть, имеющих доступ в Интернет, серверов – нет, инженерно-технических специалистов – нет;
Информацию о ведении тематических БД
|
№ п/п |
Название тематической БД |
Объем: кол-во записей/Кб |
Краткая аннотация содержания БД |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
1. |
Невостребованные трудовые книжки сотрудников «Камышинской птицефабрики» |
68/5,78 |
Ф.И.О., год рождения и годы работы сотрудников |
|
2. |
Невостребованные трудовые книжки сотрудников совхоза «Горняк» |
149/7,6 |
Ф.И.О., год рождения и годы работы сотрудников |
|
3. |
Невостребованные трудовые книжки сотрудников совхоза «Тепличный» |
76/0,1 |
Ф.И.О., год рождения и годы работы сотрудников |
|
4. |
Невостребованные трудовые книжки сотрудников Администрации Кемеровского муниципального района |
7/0,041 |
Ф.И.О., год рождения и годы работы сотрудников |
|
5. |
Исторические справки по главам территорий |
29/1504 |
Ф.И.О., год рождения и годы работы сотрудников |
|
Итого: |
|
329/1517,52 Кб (1,48 Мб) |
|
- в 2024 году (с 01.03.2016) продолжена по работе в электронной форме с Государственным учреждением - Отделением Фонда Пенсионного и Социального страхования Российской Федерации по Кемеровской области - Кузбассу (ОСФР по Кемеровской области-Кузбассу), с использованием
средств криптографической защиты (СКЗИ) «Домен-КС2» на базе программного комплекса VipNet Клиент с функциями шифрования и ЭП по исполнению социально-правовых запросов за 2024 г. поступило 164 запроса;
- в начале 2024 года произведено подключение к Личному кабинету архива в Государственной информационной системе «Единая централизованная цифровая платформа в социальной сфере» (ГИС ЕЦП), изучены руководство пользователя, обучающий материал по работе в ГИС ЕЦП для электронного информационного взаимодействия Социальным фондом России (СФР) при выполнении социально – правовых запросов;
- в мае 2024 г. начали электронное информационное взаимодействие с территориальными органами Социального фонда России (СФР) при исполнении социально-правовых запросов через Личный кабинет архива в Государственной информационной системы «Единая централизованная цифровая платформа в социальной сфере» (далее – ГИС ЕЦП);
- ежедневно в конце рабочего дня (до 16-00) предоставляем отчет, заполнив установленную форму о поступивших через ГИС ЭЦП запросах СФР;
- в 2024 году начата работа в конструкторе цифровых регламентов (КЦР) по созданию цифрового административного регламента администрации Кемеровского муниципального округа по предоставлению муниципальной услуги «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право владения землей»;
в сфере организационного, кадрового, научно-методического и информационного обеспечения:
- в помощь ответственным за ведение делопроизводства и оперативное хранение документов архивным отделом проводились индивидуальные консультации с ответственными за архив в организациях – источниках комплектования – это консультации по составлению номенклатуры дел, паспорта архива, формированию и оформлению дел, по составлению описей дел постоянного хранения и по личному составу, исторических справок, по подготовке и передаче документов на хранение в муниципальный архив, положений об экспертных комиссиях. Инструктировались по применению «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» и «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Консультации проводились как на личном приеме, так и по телефону. Всего проведено около 312 консультаций;
- в 2024 году проведено 7 плановых и внеплановых (2) выездных мероприятий с целью оказания методической помощи специалистам ответственными за хранение, комплектование, учет и использование
документов в организациях – источниках комплектования. Проведены плановые проверки в 7 организациях - источников комплектования, разъяснены условия соблюдения нормативных режимов хранения документов, обеспечения сохранности документов, комплектование, использование документов по основной деятельности организации, по личному составу:
1. Управление образования АКМО (МБУ ДО «ДООпЦ» с. Ягуново);
2. Управление образования АКМО (МБОУ «Береговская СОШ»);
3. Управление образования АКМО (МБОУ «Пригородная СОШ»);
4. Управление образования АКМО (МБОУ «Ясногорская СОШ»);
5. Управление образования АКМО (МБОУ «Елыкаевская СОШ»);
6. Управление образования АКМО (МБОУ «Старочервовская СОШ»);
7. Управление образования АКМО (МБОУ «Арсентьевская СОШ»)
- в течение отчетного периода архивным отделом были заключены договоры: с ООО «Компания Климат Контроль» по техническому обслуживанию и ремонту климатического оборудования; с ООО «Секьюрити Плюс» на техническое сопровождение информационных потоков, программного комплекса ViPNet [Клиент] и по созданию и выдаче квалифицированного (базового) сертификата электронных подписей на 1 год;
- в 2024 году постановлением администрации Кемеровского муниципального округа от 03.07.2024 № 2602-п утвержден административный регламент предоставления муниципальной услуги «Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предоставление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов»;
- постановлением администрации Кемеровского муниципального округа от 02.12.2024 № 4956-п внесены изменения в административный регламент предоставления муниципальной услуги «Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предоставление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов»
- создан цифровой административный регламент администрации Кемеровского муниципального округа по предоставлению муниципальной услуги «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право владения землей» и находится в стадии согласования прокуратурой Кемеровского района;
- на официальном сайте администрации Кемеровского муниципального округа (www.akmrko.ru) в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» размещена информация о:
-- местонахождении и графике работы архивного отдела;
-- перечень документов, необходимых для получения муниципальных услуг;
-- нормативно-правовые акты, регулирующие деятельность, связанную
с предоставлением муниципальных услуг;
-- о текущем содержании списка фондов муниципального архива и списка
фондов по личному составу муниципального архива;
-- интерактивные ссылки на виртуальные выставки других организаций:
Государственный реестр уникальных документов Кузбасса,
Электронный читальный зал Государственного архива Кузбасса
- в целях обеспечения защиты конфиденциальной информации в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» для предотвращения несанкционированного доступа к персональным данным предпринимаются организационные и технические меры защиты информации: пропускной режим, система видеонаблюдения, ограничение доступа в серверные помещения и служебные кабинеты, парольный доступ, резервное копирование. Доступ к базам данных в системе электронного документооборота разграничен парольной защитой и автоматической системой разделения прав доступа. Автоматизированные рабочие места, на которых обрабатываются персональные данные граждан, оборудованы сертифицированными средствами защиты от несанкционированного доступа. Персональные данные передаются в соответствии с соглашением об информационном взаимодействии между Управлением пенсионного фонда РФ и администрацией Кемеровского муниципального района от 15.01.2016 с использованием средств криптографической защиты на базе программного комплекса VipNet Клиент с функциями шифрования и электронной подписи по исполнению социально-правовых запросов. Доступ в кабинет архивного отдела, архивные хранилища ограничен, по окончанию рабочего времени помещения опечатываются, сдаются по охрану. Помещения оснащены охранной, пожарной сигнализациями, приточно-вытяжными вентиляциями;
- в целях исполнения поручения протокола заседания координационного совета по формированию электронного правительства в Кемеровской области – Кузбасса и использованию информационных технологий при предоставлении государственных и муниципальных услуг архивный отдел ежемесячно проводит мониторинг качества предоставления муниципальных услуг в соответствии с приложением «Форма отчета о достижении значения показателя, установленного подпунктом «в» пункта 1 Указа Президента Российской Федерации от 07.05.2012 № 601 «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления»;
- в 2024 г. начальника архивного отдела включили в состав коллегии Архивного управления Кузбасса;
- в течение 2024 года начальник архивного отдела участвовал в заседаниях коллегии архивного управления Кузбасса;
- 27.09.2024 начальник архивного отдела была награждена благодарственным письмом Архивного управления Кузбасса за высокий профессионализм, активную жизненную позицию в сфере комплектования, обеспечения сохранности, популяризации архивных документов.
в сфере развития и укрепления материально-технической базы:
- субвенции (36 тыс. руб.), которые перечисляются из областного бюджета, использованы в полном объеме и по назначению. В 2024 году субвенции были израсходованы на переплетные работы и приобретение архивных коробов;
- проведено обслуживание вентиляций - 6 000 руб.;
- приобретены архивные короба в количестве 70 шт.;
- заключено соглашение на использование электронной подписи для работы в базе программного комплекса VipNet при выполнении социально-правовых запросов Отделения Фонда Пенсионного и Социального страхования Российской Федерации по Кемеровской области - Кузбассу ежегодно на сумму 1 900 рублей;
- заключено соглашение на ежегодное обслуживание программного обеспечения VipNet на сумму 9 тыс. 100 рублей.
Дата изменения: 20.01.2025 09:25
